Steuererklärung als selbständige Pflegekraft

Selbständige Pflegekräfte tragen nicht nur medizinische, sondern auch unternehmerische Verantwortung. Wer freiberuflich oder gewerblich in der Pflege tätig ist, muss ab einem Jahreseinkommen von 13.539 Euro (2026) eine Steuererklärung einreichen. Gleichzeitig können viele beruflich veranlasste Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden, was die eigene Steuerlast deutlich senkt. Wer diese Möglichkeiten nutzt, behält am Ende mehr von seinem Einkommen. Doch welche Kosten sind absetzbar? Gilt Umsatzsteuerpflicht? Und wie geht man bei der Steuererklärung am besten vor? Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Grundlagen, zeigt typische absetzbare Posten auf und gibt praxisnahe Tipps für eine möglichst stressfreie Steuererklärung.

Wann sind selbständige Pflegekräfte zur Steuererklärung verpflichtet?

Selbständige Pflegekräfte müssen eine Einkommensteuererklärung abgeben, wenn das Finanzamt sie dazu auffordert oder bestimmte Einkommensgrenzen überschritten werden.

• Nur selbständige Einkünfte: Ab einem Jahreseinkommen über 13.539 Euro (2026) besteht Abgabepflicht.
• Kombination mit unselbständigen Einkünften: Ergeben Nebeneinkünfte aus selbständiger Pflegearbeit mehr als 730 Euro und liegt das Gesamteinkommen pro Jahr über 14.769 Euro (2026), ist ebenfalls eine Steuererklärung erforderlich.

Diese Regeln basieren auf dem Einkommensteuergesetz (§ 42 Abs. 1 EStG). Eine rechtzeitige Erfassung aller Einnahmen erleichtert die spätere Steuererklärung.

Typische absetzbare Kosten für selbständige Pflegekräfte

Die Grundlage bildet das österreichische Einkommensteuerrecht. Nach § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) gelten Aufwendungen als Betriebsausgaben, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Alle Kosten, die unmittelbar mit der selbständigen Pflegetätigkeit zusammenhängen, mindern den Gewinn und damit die Steuerlast.

Arbeitsmaterialien

Zu den typischen Betriebsausgaben zählen unter anderem Pflegekleidung (z. B. Kasacks, Schutzschuhe), medizinische Instrumente, Blutdruckmessgeräte oder Bürobedarf. Darüber hinaus lassen sich auch Fachliteratur, Pflegedokumentationssoftware oder ein beruflich genutztes Smartphone steuerlich berücksichtigen.

Wichtig: Normale Alltagskleidung zählt nicht zu den absetzbaren Kosten – selbst dann nicht, wenn sie bei der Arbeit getragen wird.

Fahrtkosten

Wer Patienten zuhause betreut, ist regelmäßig unterwegs. Fahrtkosten lassen sich daher entweder über das amtliche Kilometergeld oder über die tatsächlichen Fahrzeugkosten (anteilig) geltend machen. Auch Fahrten zu Fortbildungen, arbeitsbezogene Besorgungen, Parkgebühren oder öffentliche Verkehrsmittel zählen zu den absetzbaren Kosten. Ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch schafft hier Transparenz gegenüber dem Finanzamt.

Sozialversicherungsbeiträge

Als selbständige Pflegekraft besteht eine Pflicht zur Anmeldung bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS). Diese umfassen Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung. Ein Teil dieser Beiträge gilt als Vorsorgeaufwand und kann steuerlich berücksichtigt werden. Auch bestimmte freiwillige Zusatzversicherungen können gegebenfalls absetzbar sein.

Werden bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten, ist eine Befreiung von der Kranken- und Pensionsversicherung bei der SVS möglich (Kleinstunternehmerregelung). In diesem Fall besteht nur eine Pflichtversicherung in der Unfallversicherung.

Werbungskosten

Werbungskosten für Kundengewinnung und berufliche Vernetzung lassen sich ebenfalls steuerlich berücksichtigen. Dazu zählen etwa Kosten für Inserate, die Erstellung oder Pflege einer eigenen Website, Einträge in Online-Verzeichnisse, Visitenkarten oder Teilnahmegebühren für Fachveranstaltungen und Netzwerktreffen.

Darüber hinaus sind auch laufende betriebliche Nebenkosten absetztbar. Beispiele dafür sind Kontoführungsgebühren für ein Geschäftskonto, beruflich genutzte Telefon- und Internetkosten, Porto sowie Ausgaben für Bürobedarf. Werden Smartphone oder Internet sowohl privat als auch beruflich genutzt, lässt sich in der Regel ein beruflicher Anteil steuerlich geltend machen.

Alle absetzbare Kosten und weitere Informationen zur Steuererklärung als selbstständige Pflegefachkraft findest Du in unserem Video:

Umsatzsteuer: Befreiung, Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?

Generell sind selbständige Pflegekräfte dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer abzuliefern. Liegt der Jahresumsatz jedoch unter 55.000 Euro netto (bis 2026) kann die Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG greifen und es fällt keine Umsatzsteuer an. In diesem Fall besteht allerdings kein Recht auf Vorsteuerabzug. Wird die Umsatzgrenze überschritten oder freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, gilt die Regelbesteuerung. Dann ist Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen, gleichzeitig lassen sich jedoch Vorsteuern aus betrieblichen Ausgaben geltend machen.

Musterbeispiel: Absetzbare Kosten als Altenpflegerin

Wenn eine Altenpflegerin in Österreich selbständig tätig ist, können diverse berufliche Ausgaben die steuerpflichtigen Einkünfte mindern. Grundlage ist dabei das österreichische Einkommensteuerrecht: Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG abzugsfähig, wenn sie betrieblich veranlasst sind und direkt mit der Tätigkeit zusammenhängen. Nachfolgend ein Musterbeispiel:

Ermittlung Summe absetzbare Betriebsausgaben

Angenommen, eine selbständige Altenpflegefachkraft erzielt 30.000 € Einnahmen im Kalenderjahr und hat folgende berufliche Ausgaben:

Dadurch reduziert sich das steuerpflichtige Einkommen von 30.000 € auf 24.100 €, was die Einkommensteuer deutlich senkt. Diese Darstellung ist exemplarisch – individuelle Abgaben hängen von vielen Faktoren ab.

Steuererklärung als selbständige Pflegekraft: So geht’s

Die meisten selbständigen Pflegekräfte ermitteln ihren Gewinn mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG. Dabei werden sämtliche Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Die Differenz ergibt anschließend den steuerpflichtigen Gewinn. Wichtig ist, alle Einnahmen vollständig zu erfassen, zum Beispiel Honorare für Pflegeleistungen, Betreuungspauschalen oder andere Vergütungen. Gleichzeitig sollten selbständige Pflegekräfte sämtliche betrieblichen Ausgaben sorgfältig sammeln und dokumentieren. Dazu gehören Fahrtkosten, Arbeitsmaterialien, Berufskleidung, Versicherungen oder Fortbildungen.

Die Steuererklärung erfolgt anschließend elektronisch über das Online-Portal des Finanzamts. Je nach Höhe der Umsätze kann zusätzlich eine Umsatzsteuervoranmeldung oder eine Jahresumsatzsteuererklärung erforderlich sein. Eine gute Belegführung und regelmäßige Dokumentation erleichtern die Erstellung der Steuererklärung erheblich.

Zusammenarbeit mit Steuerberater

Eine gut organisierte Zusammenarbeit mit einem Steuerberater erleichtert selbständigen Pflegekräften die laufende Buchhaltung erheblich. Wer frühzeitig feste Abstände für die Übermittlung von Belegen, Kontoauszügen und Aufzeichnungen festlegt – etwa monatlich oder quartalsweise –, schafft klare Abläufe und vermeidet Zeitdruck vor Abgabefristen.