Case Management: Rolle, Aufgaben und Herausforderungen

Wo bekomme ich einen Rollator her? Wie kann ich schnellstmöglich den Wiedereinstieg in den Job nach der Knie-OP meines Klienten erreichen? Wer transportiert meinen Klienten zum Facharzt? Solche Fragestellungen sind Routine im Case Management. In diesem Beitrag stellen wir dieses spannende Berufsfeld vor. Dabei werden neben dem typischen Arbeitsalltag auch Herausforderungen, Tools und Maßnahmen im Case Management beleuchtet und der Beantragungsprozess umrissen.

Case Management – Definition und Aufgaben

Case Manager sind ausgewiesene Fachpersonen mit langjähriger Erfahrung in den Bereichen Medizin, Soziales und Arbeit. Sie unterstützen Patienten bei schwerwiegenden gesundheitlichen und sozialen Problemen. Zudem beraten, vermitteln und begleiten sie ihre Klienten durch das Gesundheits- und Sozialsystem. Im Vordergrund steht dabei die Koordination der verschiedenen Stationen innerhalb der Behandlungskette. Dabei ist das vorrangige Ziel immer, die Qualität und Effizienz der Betreuung, Behandlung und Pflege im Hinblick auf das zu erreichende Ziel, meist die gesundheitliche, soziale und berufliche (Re-)Integration, zu optimieren.

Grenzen des Einsatzgebietes

Case Manager greifen nicht in eine ärztlich verordnete Therapie oder Medikation ein. Sie übernehmen auch keine Aufgaben von Vertragspartnern oder Hilfsorganisationen (zum Beispiel Behandlung oder Pflege), sondern vermitteln lediglich Kontakte. Zudem haben sie keinen Einfluss auf die Bewilligung oder Nicht-Bewilligung von Leistungen. Allerdings können sie bei Nicht-Bewilligung Gespräche mit der zuständigen Stelle aufnehmen und versuchen, andere Möglichkeiten auszuloten.

Wie sieht ein typischer Arbeitsalltag im Case Management aus?

Ein typischer Arbeitsalltag im Case Management beinhalt neben der täglichen Dringlichkeitseinordnung der offenen Fälle (Triage) vor allem Kommunikation und Planung. Neben dem Führen von Erstgesprächen mit neuen Klienten sind vor allem Absprachen mit Pflegediensten, Hilfsmittelversorgern, Sozialträgern und Rehaeinrichtungen ein zentrales Element des Arbeitsalltags.

Zudem planen Case Manager tagtäglich Maßnahmen. Dazu gehört etwa das Stellen von Anträgen, die Koordination von Terminen, die Organisation von Transporten und Hilfsmitteln oder die Ermittlung von Kosten. Nicht selten nehmen sie dabei auch Hausbesuche oder Klinikvisiten vor, um sich ein besseres Bild über die aktuellen Bedürfnisse ihrer Klienten zu verschaffen.

Des Weiteren sind die Dokumentation und das Monitoring über den Verlauf und den Erfolg von Maßnahmen ein wesentlicher Bestandteil ihrer täglichen Arbeit. Es gilt stets, die weiteren Maßnahmen bestmöglich an die akuten Bedürfnisse des Klienten anzupassen und ihn so optimal in seinem Genesungsprozess zu unterstützen.

Mit welchen Tools arbeiten Case Manager?

Die zentralen Werkzeuge, mit denen der Case Manager arbeitet, sind die Folgenden:

• Case Management Software: Diese beinhaltet Fallakten, Maßnahmenpläne, Fristenvermerke und Checklisten.
• Elektronische Gesundheitsakten (z.B. ELGA): Die dokumentieren für jeden Klienten etwa Befunde, Medikationspläne und Klinikpapiere.
• CRM-Tools zur Kundenpflege mit Kontaktdaten, Vorlagen, Serienterminen und mehr.

Des Weiteren sind Telefon, Kalender-Software und Konferenztools für die Fachkräfte unerlässlich. Zudem arbeiten sie mit Kostenträger-Portalen, Hilfsmittelsystemen, Portalen der zuständigen Sozialämter oder Jobcenter und Screening-Instrumenten für die Erfolgskontrolle.

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Präventive Rolle im Case Management

Case Manager können aber auch präventiv eine wichtige Rolle spielen. Zum Einen identifizieren sie Versorgungslücken und können dadurch Entscheidungsträgern aufzeigen, wie bestehende Angebote verbessert und welche neuen Maßnahmen entwickelt werden müssen, um den Bedürfnissen der Patienten gerecht zu werden. Zum Anderen identifizieren sie auch ineffiziente Maßnahmen und sorgen so für die Optimierung der Hilfeleistungen. In Zeiten von Ressourcenknappheit und gesteigerter Emphase auf Wirtschaftlichkeit bei medizinischen Dienstleistungen werden Case Manager daher auch zukünftig eine bedeutsame Rolle einnehmen.

Case Management – Beantragung und Voraussetzungen

Die Eröffnung eines Case Management-Falls kann entweder durch den Patienten selbst oder durch einen Vertragspartner (beispielsweise den behandelnden Arzt) bei der zuständigen Gesundheitskasse beantragt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass bei dem Antragssteller eine gravierende gesundheitliche Problematik vorliegt. Dazu zählen beispielsweise Unfälle (Verkehrsunfall, Arbeitsunfall), akute schwere Erkrankungen (wie Krebs, Schlaganfall, Herzinfarkt), psychische Erkrankung (wie Depression oder Suchterkrankungen) oder Leiden und Gebrechen (zum Beispiel Neurodermitis, Bandscheibenvorfall, Diabetes). Übrigens: Die Beantragung eines Case Managers ist für den Antragssteller kostenlos.

Typische Herausforderungen im Case Management

Typische Herausforderungen im Case Management können systematisch, fallbezogen oder organisational sein. Insbesondere die Nutzung zahlreicher digitaler Anwendungen verschiedener Anbieter und unterschiedliche Sichtweisen von Entscheidungsträgern (etwa Kostenträger) kann auf systemischer Seite zu Herausforderungen führen. Hierunter fallen auch Wartezeiten und Engpässe bei Reha-Plätzen oder in der Hilfsmittelversorgung, die den Prozess verzögern.

Fallbezogene individuelle Herausforderungen lassen sich ebenfalls nicht vermeiden – etwa wenn eine plötzliche Verschlechterung des Gesundheitszustands des Klienten eine komplette Neustrukturierung der Maßnahmen erfordert oder Klienten selbst Änderungswünsche am aktuellen Prozess hegen. Auch soziale Determinanten wie die Wohnsituation, Arbeitsplatz, finanzielle Nöten oder Sprachbarrieren können Erschwernisse mit sich bringen. Organisational sehen sich Case Manager oft mit straffen Fristen, einer hohen Dokumentationslast und die gleichzeitige Bearbeitungen mehrerer Fälle konfrontiert.

Nicht zuletzt sollte auch die psychische Belastung des Berufs hervorgehoben werden. Wie in vielen sozialen Berufen sind Case Manager mit Schicksalsschlägen und emotionalen Ausnahmesituationen ihrer Klienten konfrontiert. Ein gutes Selbstmanagement und eine gewisse professionelle Distanz zur aktuellen Situation sind hier gefragt.

Schmerzpunkte, die den Case Management Prozess verzögern

Genehmigungen lassen auf sich warten, der Austausch mit Kostenträgern ist zäh, lange Wartezeiten auf Hilfsmittel oder Versorgungsangebote, wenn Eile geboten wäre: Das sind klassische Beispiele, warum sich Maßnahmen im Case Management Prozess verlangsamen können. Auch unklare Ansprechpersonen bzw. Verantwortlichkeiten können dazu führen.

Für wen Case Management genau das Richtige sein könnte

Von den Herausforderungen im Case Management sollten sich Interessierte aber nicht abschrecken lassen. Denn gerade kommunikationsstarke Personen und wahre Organisationstalente sind in diesem Berufsfeld gefragt! Wer in seinem Job die Situationen seiner Mitmenschen aktiv verbessern möchte, Prozesse leiten will und dabei Verantwortung tragen möchte, findet im Case Management eine spannende Berufsperspektive. Dabei stellt nicht nur der Einsatz für die Gesellschaft einen Anreiz dar, diesen Beruf zu ergreifen, sondern auch die Tatsache, dass man in diesem Berufsfeld stetig an sich selbst wachsen wird.

Passende Stellen im Gesundheitswesen

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